Arbeiten Personen in deinem Team in mehr als einer Filiale? Bei Multi-Location regelst du das in einem Account, ohne sie doppelt anzulegen. Die Person wird einmalig angelegt und mit all ihren Einsatz-Filialen verknüpft. Die App steuert anschließend automatisch, wo die erfassten Arbeitszeiten gelten. Es gibt eine Ausnahme, und die steht weiter unten.
Dieser Artikel behandelt Multi-Location. Für mehrere Filialen gibt es zwei Varianten, Multi-Location und Franchise, und sie funktionieren sehr unterschiedlich. Du weißt noch nicht, welche zu dir passt? Dann lies zuerst Mehrere Filialen verwalten.
Kann eine Person in mehreren Filialen arbeiten?
Ja. Sobald du ein Teammitglied mit den entsprechenden Filialen verknüpfst, wird es automatisch in den Dienstplänen aller zugewiesenen Standorte angezeigt.
Die Arbeitszeiten liegen allerdings pro Tag bei einer einzigen Filiale. Wenn jemand montags in Filiale A und dienstags in Filiale B arbeitet, ist das genau der vorgesehene Fall. Teilt jemand einen Tag auf zwei Filialen auf, wählst du die Filiale, zu der die buchbaren Stunden gehören. Wenn du an diesem Tag wirklich in beiden Filialen buchbar sein möchtest, ist ein zweites Teammitglied in deinem Account die beste Option.
Der Dienstplan zeigt das ebenfalls. Du filterst den Dienstplan nach einer Filiale, und wer an diesem Tag bereits in einer anderen Filiale eingeplant ist, kann dort nicht zusätzlich eingeplant werden.
[SCREENSHOT: der Dienstplan gefiltert nach einer Filiale, mit einem Teammitglied, das an diesem Tag bereits anderswo eingeplant ist]
Wo legst du die Filialen eines Teammitglieds fest?
Aktiviere in den Einstellungen des Teammitglieds einfach die gewünschten Filialen. In der Gesamtübersicht wird dir anschließend direkt angezeigt, mit welchen Standorten die Person verknüpft ist.
[SCREENSHOT: die Einstellungen eines Teammitglieds mit den aktivierten Filialen]
Wie bestimmt die App die Arbeitszeiten einer Person?
Wenn du ein neues Teammitglied hinzufügst, verwendet die App standardmäßig die Öffnungszeiten der Filiale, in der du diese Person anlegst. Du kannst eine andere Filiale wählen, und dann verknüpft die App das Teammitglied sofort auch mit dieser Filiale. Du kannst außerdem festlegen, dass du die Arbeitszeiten selbst führst.
Wenn du die Arbeitszeiten nicht selbst führst, siehst du im Dienstplan Striche anstelle von Zeiten. Welche Filiale dann die Zeiten bestimmt, erkennst du am Symbol links in dieser Zeile.
[SCREENSHOT: eine Dienstplanzeile mit Strichen anstelle von Zeiten und dem Filialsymbol links daneben]
Manuelle Arbeitszeiten verwaltest du im Dienstplan, und die Filiale, die du dort einem Tag zuordnest, ist die Filiale, in der diese Stunden gelten.
Was ist, wenn dieselbe Person doppelt in deinem Account steht?
Das kommt vor, wenn deine Filialen früher eigene Accounts waren. Unser Support-Team führt die beiden zusammen: Termine, Abwesenheiten, Aufgaben, Rechnungen, Behandlungsberichte und Notizen stehen danach bei einem Teammitglied. Das zweite, überflüssige Teammitglied erhält (old) hinter dem Namen und bleibt in deinem Account, weil du für die verbleibende Person noch Dienstplan und Dienstleistungen richtig einstellen musst. Danach kannst du das doppelte Teammitglied löschen.
Lade deinen Stundenbericht vor einer Zusammenführung herunter
Das ist der einzige Schritt, den du nicht zurücknehmen kannst. Bei einer Zusammenführung werden die Dienstpläne aus der Vergangenheit nicht übernommen, und deshalb sind Stundenberichte von vor diesem Datum danach nicht mehr brauchbar. Alle anderen Daten bleiben erhalten.
Stelle deshalb vor der Zusammenführung den Zeitraum im Mitarbeiterbericht auf den vollständigen Zeitraum und lade ihn herunter, und hole dir außerdem den Export der Arbeitsstunden bei den Datenexporten in deinen Einstellungen.
Arbeitet eine Person in mehreren Filialen, verwende für die Summe der Stunden die Übersicht aller Filialen: Aufgaben und Abwesenheiten gehören nur zur Person und nicht zu einer Filiale, deshalb zählst du sie pro Filiale doppelt.