Ein Kunde oder ein Unternehmen bittet um eine echte Rechnung, und mit einer Quittung kommst du dann nicht weiter. Diese Rechnung stellst du aus dem Verkauf selbst aus: Du verknüpfst den Kunden, prüfst die Daten, und die App erstellt das Dokument in der richtigen Form. Seit kurzem übernimmt die App das auch selbst, sobald du abrechnest. Im Folgenden liest du, wie beides funktioniert.
Was ist der Unterschied zwischen einer Quittung und einer Rechnung?
Eine Quittung erhältst du automatisch, sobald du einen Verkauf abrechnest: die Erfassung dessen, was dein Kunde gekauft und bezahlt hat. Eine Rechnung ist ein formelles Finanzdokument mit strengeren Anforderungen. Sie muss immer die Adresse deines Kunden enthalten, und du stellst sie aus, wenn ein Kunde oder ein Unternehmen darum bittet.
Für die meisten Transaktionen genügt die Quittung. Wenn du mit Geschäfts- oder medizinischen Kunden arbeitest, ist die Rechnung das Dokument, das sie brauchen. Der Verkauf muss übrigens nicht zuerst vollständig bezahlt sein: Auch einen noch offenen Verkauf kannst du in Rechnung stellen, mit einer Zahlungsfrist.
Welche Kundendaten brauche ich für eine Rechnung?
Ein Kundenprofil mit einer Adresse: Straße, Postleitzahl und Ort. Solange die fehlt, lässt die App die Rechnung nicht ausstellen. Fehlt etwas, weist der Kundenblock darauf hin und du ergänzt es dort direkt über 'Fehlende Informationen hinzufügen'.
Bei einer medizinischen Rechnung achtet die App zusätzlich auf das Geburtsdatum, die persönliche Registrierungsnummer und den Versicherungsanbieter deines Kunden. Fehlen diese, erhältst du nur eine Warnung mit einer Schaltfläche zum Ergänzen – die Rechnung kannst du trotzdem ausstellen. Ergänze sie, wo du sie hast, denn sie gehören auf eine vollständige medizinische Rechnung.
Wie stelle ich eine Rechnung aus einem Verkauf aus?
Alles, was du brauchst, steht in einem einzigen Fenster, mit der Nummer des Verkaufs darüber.
Gehe zu 'Kassensystem' > 'Verkauf' oder zu einem Kundenprofil und öffne den Verkauf.
Wähle bei den Aktionen des Verkaufs 'Rechnung ausstellen'.
Prüfe unter 'Verkauf Details' das 'Datum des Verkaufs' und das 'Datum der Ausgabe'. Ist der Verkauf noch offen, siehst du dort auch 'Fällig in': die Zahlungsfrist, standardmäßig 14 Tage und einstellbar zwischen 1 und 365.
Prüfe den Kunden im Kundenblock und ergänze fehlende Daten.
Möchtest du die Rechnung sofort per E-Mail senden? Aktiviere 'An den Kunden senden' und prüfe die E-Mail-Adresse, den Betreff und die Nachricht.
Sieh dir die Vorschau an und klicke auf 'Rechnung ausstellen' oder auf 'Rechnung ausstellen und versenden', wenn du den Versand aktiviert hast. Bestätige anschließend noch einmal.
Kann die App eine Rechnung automatisch ausstellen?
Ja. Wenn du das aktivierst, macht die App aus einem abgerechneten Verkauf selbst eine Rechnung statt einer Quittung, mit einer Zahlungsfrist darauf. Standardmäßig ist das ausgeschaltet, du entscheidest also selbst.
Das Kontrollkästchen findest du unter 'Einstellungen' > 'Rechnungen', im Block mit den Rechnungseinstellungen. Sobald du es aktivierst, erscheint darunter ein Feld für die Zahlungsfrist: standardmäßig 14 Tage.
[SCREENSHOT: das Kontrollkästchen für die automatische Rechnungsstellung in den Rechnungseinstellungen, darunter das Feld für die Zahlungsfrist]
Zwei Dinge solltest du wissen, bevor du es aktivierst:
Die App stellt die Rechnung nur aus, wenn am Verkauf ein Kunde mit vollständiger Adresse hängt. Klappt das nicht, siehst du nach dem Abrechnen eine Warnung mit einer Schaltfläche, um die Rechnung von Hand auszustellen. Du verlierst also nichts – die Schritte oben funktionieren weiterhin.
Es gilt auch für Online-Zahlungen. Eine Anzahlung oder eine vollständige Vorauszahlung bei einer Online-Buchung erhält auf dieselbe Weise eine Rechnung.
Klappt es, meldet das Abrechnungsfenster, dass die Rechnung ausgestellt und dem Verkauf zugeordnet wurde, mit einer Schaltfläche, um sie direkt zu versenden.
Wo finde ich meine Rechnungen?
Die ausgestellte Rechnung liegt beim Verkauf unter den Dokumenten, neben der Quittung. Dort öffnest du sie, druckst sie oder sendest sie (erneut) an deinen Kunden. Ein Verkauf kann so mehrere Dokumente haben: eine Quittung bei der Zahlung, eine Rechnung, die du ausstellst, und nach einer Korrektur oder einer Gutschrift einen Korrekturbeleg oder eine Gutschrift.
Wann bekomme ich eine Gutschrift?
Sobald an einem Verkauf eine Rechnung hängt, erstellt die App eine Gutschrift, wenn du diesen Verkauf nachträglich erstattest oder änderst. Hängt nur eine Quittung daran, bekommst du einen Korrekturbeleg; hängt auch eine Rechnung daran, hat die Rechnung Vorrang.
Die Gutschrift erscheint beim Verkauf unter den Dokumenten, neben der ursprünglichen Rechnung. Diese bleibt bestehen und wird korrigiert statt geändert, damit deine Buchhaltung stimmig bleibt. Mehr dazu liest du in Einen Verkauf gutschreiben.
Kann ich eine ausgestellte Rechnung noch ändern?
Nein, und das Rechnungsfenster weist dich darauf hin, bevor du bestätigst. Stimmt etwas nicht, passe zuerst den Verkauf an oder schreibe ihn gut, und stelle danach bei Bedarf eine neue Rechnung aus.
Pro Verkauf stellst du eine Rechnung aus: Sobald an einem Verkauf eine Rechnung hängt, verschwindet die Aktion aus dem Menü. Siehst du die Aktion nicht, gibt es bereits eine Rechnung oder du hast keine Berechtigung, Rechnungen auszustellen.